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Parution du décret fixant les modalités organisationnelles des réunions à distance du CSE

le 16 avril 2020

Dans le contexte actuel d’épidémie et de confinement, le Gouvernement a facilité l’organisation des réunions du Comité social et économique (CSE) à distance par le recours à la visioconférence, à la conférence téléphonique ou encore par messagerie instantanée. Le décret n°2020-419¹ précisant les règles à respecter pour une telle organisation a été publié au Journal officiel du 11 avril 2020.

Pour rappel, l’article 6 de l’ordonnance n°2020-389 du 1^er avril 2020² a autorisé l’employeur à recourir à la visioconférence pour tenir les réunions avec le CSE dès lors qu’il en a informé préalablement les membres et ce, pour toute la période d’urgence sanitaire. Habituellement, le recours à la visioconférence est limité à trois réunions au cours de l’année civile à défaut d’accord plus favorable avec le CSE³.

L’ordonnance précise que les réunions peuvent être téléphoniques dès lors que l’employeur en informe préalablement les membres du CSE. En cette période exceptionnelle, l’article 6 permet également de recourir à la messagerie instantanée pour réaliser les réunions lorsque l’organisation par visioconférence ou téléphone n’est pas possible et dès lors que l’employeur en a informé le CSE au préalable.

Les règles encadrant les réunions animées par visioconférence étant déjà prévues par le Code du travail, le décret n°2020-419 apporte les précisions nécessaires à la mise en œuvre des réunions téléphoniques et par messagerie instantanée.

La réunion téléphonique  

Lorsque la réunion se tient en conférence téléphonique, le dispositif technique utilisé doit garantir « l’identification de chaque membre ainsi que la participation effective de chacun par la retransmission continue et simultanée du son des délibérations ». Il doit également permettre la suspension de séance si besoin.

Si un vote à bulletin secret doit avoir lieu, le dispositif de vote doit garantir que « l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes »⁴.

L’employeur doit s’assurer lors de l’engagement des délibérations, que l’ensemble des membres a accès à une solution technique qui retransmet en continu et en simultané le son de ces dernières. Il doit également veiller au respect du secret du vote⁵.

Le vote doit avoir lieu simultanément pour tous les membres. Les votants doivent disposer d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du CSE.

Pour la convocation à la réunion téléphonique, le Président du CSE c’est-à-dire l’employeur doit suivre les règles habituelles de convocation de l’instance, cependant, il doit bien informer ces derniers de la tenue de la réunion par conférence téléphonique.

L’acheminent du courrier étant actuellement fortement perturbé, l’employeur peut doubler la convocation à la réunion par l’envoi d’un mail.

La réunion par messagerie instantanée

La réunion du CSE ne peut se dérouler par messagerie instantanée qu’en cas d’impossibilité pour l’employeur et ses membres de l’organiser par visioconférence ou conférence téléphonique.

Lorsque la réunion se tient par messagerie instantanée, l’outil technique utilisé doit garantir « l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations ». Il doit également permettre la suspension de séance si besoin.

Pour la convocation à la réunion par messagerie instantanée, le Président du CSE doit suivre les règles habituelles de convocation de l’instance cependant il doit bien informer ces derniers de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et indiquer « la date et l'heure de son début ainsi que la date et l'heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture ».

Comme pour la réunion téléphonique, si un vote à bulletin secret doit avoir lieu, le dispositif de vote doit garantir que « l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes »⁶.

L’employeur doit s’assurer lors de l’engagement des délibérations, que l’ensemble des membres a accès à une solution technique qui retransmet en continu et en simultané le son de ces dernières. Il doit également veiller au respect du secret du vote.

Pour cette organisation particulière, le décret précise que « Les débats sont clos par un message du Président de l'instance, qui ne peut intervenir avant l'heure limite fixée pour la clôture de la délibération ».

Le vote doit avoir lieu simultanément pour tous les membres. Les votants doivent disposer d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du CSE. A la fin de la durée définie pour procéder au vote, le Président du CSE adresse les résultats de ce dernier à l’ensemble des membres de l’instance.

N’hésitez pas à consulter le « questions / réponses » du ministère du Travail qui reprend ces informations ainsi que les règles applicables à la négociation collective à distance.

__________________

¹ Décret du 10 avril 2020 relatif aux modalités de consultation des instances représentatives du personnel pendant la période de l'état d'urgence sanitaire

² Vous pouvez retrouver notre article sur ce sujet sur ce lien    

³ Article L.2315-4 du Code du travail 

⁴ Article D.2315-1 du Code du travail 

⁵ Plusieurs solutions techniques qui assurent le secret du vote existent. 

⁶ Article D.2315-1 du Code du travail

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