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Mise en place du Comité Social et Economique : le décompte des effectifs

Notre deuxième newsletter consacrée aux élections professionnelles porte sur le décompte des effectifs. Le calcul de l’effectif est une étape importante dans le processus électoral car il détermine l’obligation d’élire des représentants du personnel, le nombre de représentants à élire mais aussi le nombre d’heures de délégation qui leur sont accordées. Tous les salariés ne sont pas pris en compte dans l’effectif et certains ne sont pris en compte que partiellement.

Le seuil de l’effectif pour la mise en place du Comité Social et Economique

Légalement, la mise en place du Comité Social et Economique (CSE) n'est obligatoire que si l'effectif de 11 salariés équivalents temps plein (ETP) est atteint pendant 12 mois consécutifs¹.

Conventionnellement, l’accord sur le dialogue social du 14 juin 2018 prévoit l’obligation de mettre en place le CSE pour les structures ayant atteint le seuil de 8 salariés ETP sur une moyenne de 12 mois consécutifs, alors que légalement, le seuil de 11 salariés ETP doit être atteint sur chacun des 12 derniers mois.

En effet l’article 2.1 du chapitre II de la CCN prévoit qu’ : « un Comité Social et Economique (CSE) est mis en place dans les entreprises dont l’effectif d’au moins 8 salariés ETP est atteint sur une moyenne de 12 mois consécutifs (…) ».
Il convient donc de compter sur chaque mois l’effectif puis faire la moyenne de ce décompte mensuel sur les 12 derniers mois.

Par exemple : une structure a un effectif constant de 5 ETP de janvier à juin 2019. L’effectif augmente ensuite à 19 ETP en juillet et août 2019, puis à 10 ETP de septembre à décembre 2019. Pour obtenir l’effectif moyen, il convient d’appliquer le calcul suivant : [(5*6) + (19*2) + (10*4)] / 12 = 9

L’effectif moyen au cours de ces 12 mois est de 9 salariés ETP, le CSE doit donc être mis en place.

Salariés à prendre en compte dans les effectifs

- Les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein valent chacun une unité : les salariés en CDI dont le contrat de travail est suspendu pour quelle que cause que ce soit continuent à faire partie de l'effectif de l'entreprise. Il s'agit notamment des salariés absents pour cause de maladie, de maternité, de formation ou des salariés congés payés, en congé parental d'éducation, etc.

- Les salariés en forfait jours, quel que soit le nombre de jours compris dans le forfait, valent une unité.

- Les salariés en CDI à temps partiel sont comptabilisés à proportion de leur temps de travail³ par rapport à un temps complet.

Exemple : un salarié dont la durée contractuelle est de 20 h hebdomadaire vaudra 0.57 unité (20h / 35h = 0.57).

- Les salariés en contrat à durée déterminée (CDD) hors remplacement sont comptabilisés pour la durée de leur contrat sur les 12 derniers mois et à proportion de leur temps de travail⁴.

Exemple : un salarié a travaillé, au moment du calcul des effectifs, les 8 derniers mois, pour une durée contractuelle de 25h hebdomadaires, il vaudra 0.48 unité [(8 mois / 12 mois) X (25 h / 35 h)].

- Depuis le 1^er janvier 2019, les salariés en contrat d’accompagnement dans l’emploi (CUI CAE / PEC) sont comptabilisés dans le calcul des effectifs concernant le seuil de mise en place du CSE et le nombre de membres à élire.

- Les salariés en contrat à durée indéterminée intermittent (CDII) sont comptabilisés au prorata de leur temps de présence sur les 12 derniers mois et de leur durée du travail.

Exemple : un salarié a travaillé 6 mois durant les 12 derniers mois et à hauteur de 10h hebdomadaires, il vaudra 0.14 unité [(6 mois / 12 mois) X (10h / 35h) ].

- Les salariés en contrat engagement éducatif (CEE) sont régis par le Code de l’action sociale et des familles. A notre sens, ces contrats doivent être pris en compte dans le calcul du décompte des effectifs. Afin d’effectuer le calcul du décompte des effectifs, il faudra envisager de déterminer pour chaque mois le nombre de jours travaillés par le salarié en CEE.

Exemple : un salarié en CEE a travaillé 47 jours au sein de la structure au cours de l’année 2018 répartis sur 3 mois de septembre à novembre.

• Le salarié a travaillé 10 jours au mois de septembre soit : 10/30 = 0.33 ETP
• Le salarié a travaillé 15 jours au mois d’octobre soit : 15/31 = 0.48 ETP
• Le salarié a travaillé 22 jours au mois de novembre soit : 22/30 = 0.73ETP

Ainsi, sur les 3 mois, le salarié a donc travaillé l’équivalent de 1.54 temps plein. Afin de déterminer le décompte exact sur l’année, il faut ensuite envisager de diviser le résultat obtenu par 12 soit 1.54/12 = 0.13 ETP, il compte donc pour 0.13 ETP.

- Les travailleurs mis à disposition au sein de la structure par une entreprise extérieure sont également pris en compte dans l’effectif de l’entreprise utilisatrice à condition d’être présents dans les locaux de la structure et de travailler dans la structure utilisatrice depuis au moins un an (hors remplacement).

Salariés exclus du décompte des effectifs :

- Les salariés titulaires d'un CDD et les salariés mis à disposition d'une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation.

- Les salariés en contrat d’alternance (apprentissage et contrat de professionnalisation)⁵.

- Les stagiaires.

Après avoir fait le calcul, si votre structure atteint au moins 8 salariés ETP en moyenne sur les 12 derniers mois, vous êtes alors dans l’obligation de mettre en place le CSE. Si vous n’atteignez pas ce seuil, vous devez mettre en place un salarié chargé des questions d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail.

Vous pourrez retrouver plus d’informations concernant le déroulement des élections, le nombre de représentants à élire et le nombre d’heures de délégation dans notre fiche pratique sur ce lien . Vous pouvez également consulter notre webinaire du 21 mai 2019 consacré aux élections professionnelles .